보고서나 안내 자료의 표지에 제목과 로고만 크게 넣으면 읽는 사람은 자신의 업무에 적용되는지 알기 어렵습니다. 자료의 대상과 적용 기간, 버전 상태를 표지에서 확인할 수 있게 하면 오래된 파일을 잘못 사용하는 일을 줄일 수 있습니다. 표지는 장식보다 문서의 범위를 알려주는 첫 안내여야 합니다.
먼저 이 자료를 누가 읽고 어떤 결정을 하는지 적습니다. 내부 직원용인지 외부 협업자용인지에 따라 공개 가능한 내용과 설명의 깊이가 달라집니다. 특정 지점이나 상품에만 적용된다면 ‘전사 공통’처럼 넓은 이름을 쓰지 않습니다. 민감한 내부 자료에는 접근 권한과 배포 범위를 확인해야 합니다.
기간과 버전도 분리합니다. 작성 날짜와 적용 시작일, 자료에서 다루는 실적 기간은 서로 다를 수 있습니다. ‘최신’이라고만 적으면 다음 달에 파일을 다시 열었을 때 유효 여부를 판단하기 어렵습니다. 초안과 승인본, 공개본의 상태를 표시하고 최종 승인을 누가 했는지 내부에 기록합니다.
표지에 모든 조건을 길게 넣을 필요는 없습니다. 핵심 대상과 시점, 자료의 목적을 짧게 적고 본문 첫 부분에서 적용 범위와 제외한 자료를 설명할 수 있습니다. 기존 버전을 대체한다면 무엇이 달라졌는지 변경 이력으로 연결합니다. 같은 제목의 여러 파일이 있을 때 기준본을 찾을 수 있어야 합니다.
모바일에서 PDF나 문서의 표지를 열어 중요한 정보가 너무 작은 글씨로 표시되지 않는지 봅니다. 색상이나 워터마크만으로 초안 상태를 나타내지 말고 텍스트로도 적습니다. 파일명과 표지의 기간이 서로 다르면 배포 전에 고쳐야 합니다.
새 담당자에게 표지만 보여주고 어떤 지점과 기간에 쓸 자료인지 물어보세요. 답이 다르면 제목과 대상 표기를 보완해야 합니다. 자료 표지는 내용을 모두 요약하는 페이지보다 이 파일을 어디까지 믿고 사용할 수 있는지 알려주는 경계입니다.
같은 자료가 다른 언어로 배포되는 경우에도 언어와 적용 지역을 표시해야 합니다. 번역 날짜가 원본 승인일보다 늦을 수 있으므로 두 버전의 최신 상태를 각각 확인합니다.